Wenn über Personalplanung im Bahnbetrieb gesprochen wird, geht es meist um Triebfahrzeugführerinnen und Triebfahrzeugführer. Das ist verständlich, denn ohne sie fährt kein Zug. Aber auch das Bordpersonal ist für einen funktionierenden Betrieb unverzichtbar. Zugbegleiterinnen und Zugbegleiter kontrollieren Fahrkarten, helfen Reisenden, sorgen für Sicherheit, sind bei Störungen die erste Ansprechperson und in vielen Zügen gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben. Im Fernverkehr kommen Service und Gastronomie dazu, im Nachtzug die Betreuung in Schlaf- und Liegewagen.
Die Einsatzplanung für diese Berufsgruppen ist erstaunlich komplex. Und sie wird gerade in großen Bahnunternehmen zunehmend als eigenes Optimierungsthema erkannt. Die ÖBB etwa haben im Rahmen ihres Programms Automated Resource Planning ein eigenes Pilotprojekt zur Optimierung der Dienstschichten für Zugbegleiterinnen und Zugbegleiter gestartet. In diesem Beitrag zeigen wir, was diese Aufgabe so anspruchsvoll macht und wie mathematische Optimierung hilft, gerade in der dichten Zeit zwischen Herbst und Jahreswechsel.
Warum Bordpersonal anders zu planen ist
Auf den ersten Blick ähnelt die Planung des Bordpersonals der des Fahrpersonals. Aus den Zugleistungen werden Dienste gebildet, und diese Dienste werden über Wochen zu Dienstfolgen verbunden. Bei näherem Hinsehen gibt es aber wichtige Unterschiede.
Bordpersonal ist nicht an ein Fahrzeug gebunden, sondern an den Zug. Wenn Züge in einem Knoten geteilt oder vereinigt werden, muss auch das Personal neu verteilt werden. Die Zahl der benötigten Personen hängt von der Zuglänge und oft auch von der erwarteten Auslastung ab. Ein Doppelzug in der Pendlerspitze braucht mehr Personal als eine einzelne Garnitur am späten Abend.
Dazu kommen Aufgaben, die nicht im Zug stattfinden. Vorbereitungszeiten vor Dienstbeginn, Übergaben, Abrechnung, Gastfahrten zum nächsten Einsatzort und Pausen, die je nach Regel im Zug oder am Bahnhof genommen werden dürfen. Und im Fernverkehr und bei Nachtzügen enden viele Dienste weit weg vom Heimatbahnhof. Übernachtungen und Rückreisen müssen mitgeplant werden, oft über Landesgrenzen hinweg.
Das Geflecht aus Regeln
Wie bei allen Personalplanungen im Verkehr gilt ein dichtes Netz aus Vorgaben. Arbeitszeitgesetze und Kollektivverträge legen Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten und Pausen fest. Betriebsvereinbarungen regeln Details wie die Anrechnung von Gastfahrten oder die Zahl der Übernachtungen pro Monat. Bei grenzüberschreitenden Einsätzen kommen die Regeln des jeweiligen Landes und Sprachkenntnisse hinzu.
Auch Qualifikationen spielen eine Rolle. Nicht jede Person darf jede Funktion übernehmen. Wer als Zugchef eingeteilt wird, braucht eine andere Ausbildung als jemand im Service. Für bestimmte Strecken oder Fahrzeugtypen sind Einweisungen nötig. Und viele Mitarbeitende arbeiten in Teilzeit oder haben Wünsche zu bestimmten Diensten oder freien Tagen.
Eine gute Planung hält alle diese Regeln ein. Die Kunst liegt darin, innerhalb dieses Rahmens Dienste zu bilden, die effizient sind und von den Menschen gerne gefahren werden.
Das mathematische Problem
Mathematisch betrachtet besteht die Einsatzplanung des Bordpersonals aus zwei eng verbundenen Schritten. Im ersten werden aus den Zugleistungen Dienste gebildet. Das ist ein Set Partitioning Problem, bei dem aus einer riesigen Zahl möglicher Dienste eine Auswahl getroffen wird, die jede Leistung mit der richtigen Zahl von Personen abdeckt und dabei möglichst wenig kostet. Im zweiten Schritt werden die Dienste zu Dienstfolgen für einzelne Personen verbunden. Hier stehen Fairness, Ruhezeiten und Wünsche im Vordergrund.
Für den ersten Schritt ist Column Generation das Mittel der Wahl. Das Verfahren erzeugt nur jene Dienste, die das Gesamtergebnis tatsächlich verbessern, statt alle Millionen Möglichkeiten aufzuzählen. Für den zweiten Schritt eignet sich Constraint Programming besonders gut, weil es mit vielen logischen Bedingungen umgehen kann. Wie wir beides kombinieren, beschreiben wir ausführlich im Beitrag zur Dienstplanung im öffentlichen Verkehr und auf der Seite zur Dienst- und Personalplanung.
Eine Besonderheit beim Bordpersonal ist die variable Besetzung. Wenn die Zahl der benötigten Personen von der Auslastung abhängt, wird aus einem reinen Abdeckungsproblem ein Problem mit Zielgrößen. Das Modell muss dann abwägen, wo eine zusätzliche Person den größten Nutzen bringt. Hier kommen Prognosen ins Spiel.
Besetzung nach erwarteter Nachfrage
Nicht jeder Zug braucht gleich viel Personal. Ein voller Freitagabendzug in die Berge stellt andere Anforderungen als ein halbleerer Dienstagmittagzug. Wer das Personal gleichmäßig verteilt, hat an manchen Stellen zu viel und an anderen zu wenig.
Aus Buchungs- und Zähldaten lässt sich mit Verfahren des Machine Learning recht zuverlässig vorhersagen, wie voll ein Zug an einem bestimmten Tag sein wird. Diese Prognose fließt in die Planung ein. Züge mit erwartet hoher Auslastung erhalten mehr Personal, Züge mit geringer Nachfrage die Mindestbesetzung. Die Optimierung sorgt dafür, dass diese Verteilung mit den verfügbaren Diensten und Regeln tatsächlich machbar ist.
Wichtig ist uns dabei eine klare Trennung. Die Prognose schätzt, die Optimierung entscheidet, und die Planung gibt frei. Warum wir diese Arbeitsteilung für so wichtig halten, erklären wir im Beitrag Operations Research oder KI.
Die heiße Phase im Herbst
Für die Einsatzplanung des Bordpersonals ist der Herbst eine besonders dichte Zeit. Mit dem Fahrplanwechsel im Dezember ändern sich viele Leistungen, neue Verbindungen kommen dazu, und die Dienste müssen neu gebildet werden. Gleichzeitig steht die Zeit rund um Weihnachten und den Jahreswechsel bevor, in der der Reiseverkehr stark zunimmt und viele Unternehmen Verstärkerzüge einsetzen. Und genau in dieser Zeit möchten auch viele Mitarbeitende frei haben.
Eine optimierte Planung hilft, diese Spannung aufzulösen. Sie rechnet aus, wie viel Personal an welchen Tagen tatsächlich gebraucht wird, und zeigt, wie sich Urlaubswünsche am besten erfüllen lassen, ohne dass in den Spitzen Personal fehlt. Wer diese Rechnung früh macht, kann Wünsche verbindlich zusagen und muss nicht im Dezember kurzfristig streichen. Das ist für die Motivation der Mitarbeitenden ein großer Unterschied. Wie der Fahrplanwechsel insgesamt vorbereitet wird, beschreiben wir im Beitrag Fahrplanwechsel planen.
Nachtzüge und grenzüberschreitende Einsätze
Nachtzüge sind für die Personalplanung eine eigene Welt. Ein Einsatz dauert oft über zehn Stunden, endet in einem anderen Land und verlangt eine Ruhezeit vor dem Rückweg. Das Personal muss mehrere Sprachen sprechen, die Betreuung in Schlaf- und Liegewagen beherrschen und mit sehr unterschiedlichen Situationen umgehen können. Gleichzeitig sind Nachtzüge wirtschaftlich knapp kalkuliert, sodass jede ineffiziente Übernachtung ins Gewicht fällt.
Ein Optimierungsmodell kann solche Einsätze über mehrere Tage hinweg planen. Es entscheidet, welche Person welchen Hinweg und welchen Rückweg fährt, wo übernachtet wird und wie sich die Einsätze mit anderen Diensten kombinieren lassen. Es berücksichtigt Sprachkenntnisse, Qualifikationen und die Regeln der beteiligten Länder. Und es kann abwägen, ob eine Übernachtung im Hotel, eine Gastfahrt oder eine andere Kombination von Diensten am günstigsten ist.
Fair und planbar für die Menschen
Die Arbeit im Zug ist anspruchsvoll. Unregelmäßige Zeiten, lange Tage, Übernachtungen und der ständige Kontakt mit Reisenden fordern viel. Umso wichtiger ist es, dass die Dienstpläne fair und planbar sind. Frühe und späte Dienste, Wochenenden, Übernachtungen und besonders belastende Strecken sollten gerecht verteilt werden.
Mathematische Optimierung kann Fairness als Ziel ausdrücklich berücksichtigen und über längere Zeiträume ausgleichen. Wünsche lassen sich als Präferenzen einplanen, die möglichst erfüllt werden, ohne Regeln zu verletzen. Und weil das System alle Wünsche gleichzeitig betrachtet, werden sie oft besser erfüllt als bei manueller Planung. Wer als Arbeitgeber attraktiv sein will, hat damit ein wirksames Instrument in der Hand. Mehr dazu auf der Seite zur KI-gestützten Dienstplanung.
Wenn der Tag anders läuft
Kein Dienstplan übersteht einen Tag unverändert. Krankmeldungen, verspätete Züge, die eine Übergabe verhindern, oder zusätzliche Züge bei großen Veranstaltungen verlangen schnelle Entscheidungen. Eine Disposition mit Optimierungsunterstützung schlägt in Sekunden vor, wer einspringen kann, ohne Ruhezeiten zu verletzen oder Qualifikationsregeln zu brechen. Die Disponentin sieht die Folgen jeder Variante und entscheidet. Wie wir Echtzeitentscheidungen angehen, beschreiben wir auf der Seite zur Echtzeitdisposition.
Teil einer integrierten Planung
Die Einsatzplanung des Bordpersonals entfaltet ihren vollen Nutzen, wenn sie mit der Planung von Fahrzeugen und Fahrpersonal verzahnt ist. Wenn ein Zug geteilt wird, betrifft das Fahrzeuge, Triebfahrzeugführer und Bordpersonal gleichzeitig. Wer das gemeinsam plant, findet bessere Lösungen. Genau das ist die Idee hinter integrierter und rollierender Ressourcenplanung, die wir im Beitrag zum Automated Resource Planning im Bahnbetrieb ausführlich beschreiben.
Viele unserer Methoden haben wir gemeinsam mit den ÖBB und der Universität Klagenfurt im Schienenverkehr entwickelt und erprobt. Mehr dazu auf der Seite zum Schienenverkehr und im Beitrag zum TRIGOS Kärnten 2026.
Sie möchten die Einsatzplanung Ihres Bordpersonals verbessern? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch. Wir zeigen Ihnen anhand Ihrer eigenen Daten, wie viel Potenzial in Ihren Diensten steckt.
Häufige Fragen
Kann die Optimierung unterschiedliche Funktionen im Zug berücksichtigen?
Ja. Jede Funktion wird mit ihren Qualifikationsanforderungen abgebildet, und Dienste werden nur Personen zugeordnet, die diese erfüllen.
Wie werden Übernachtungen und Rückreisen geplant?
Das Modell plant über mehrere Tage und bewertet Übernachtungen, Gastfahrten und Kombinationen mit anderen Diensten nach ihren Kosten und Regeln.
Lässt sich die Besetzung an die erwartete Auslastung anpassen?
Ja. Prognosen zur Auslastung fließen als Zielgrößen ein, und die Optimierung verteilt das Personal dorthin, wo es am meisten gebraucht wird.